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倉庫内の商品を正しく在庫管理するためには、入出庫管理が欠かせません。しかし、日々の入出庫をエクセルなどで管理している場合、在庫数に誤差が発生してしまうなど、ミスが絶えないということも多いです。

そこで本記事では、適切な入出庫管理をするためのツールや選び方を紹介します。また、入出庫管理の基礎知識なども合わせて解説しますので、改善策をお考えの方は、ぜひ参考にして見てください。
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入出庫管理とは?

入出庫管理とは、倉庫内の在庫を出し入れした際の「日時」「製品名」「数量」「ロケーション」「担当者」などを記録して管理する業務のことを指します。日々の入出庫で在庫数が変動するため、記録に残して管理をします。

取り扱う商品の品目が多くなるにつれて管理も複雑になるため、入出庫管理は手間のかかる作業と言えます。しかし、適切な在庫管理をする上では必要な業務内容となるため、正確な作業が求められます。

入出庫管理の重要性

入出庫管理は在庫管理の一環となるため、正確に在庫数を把握するための重要な作業です。倉庫内の在庫数を正確に把握できていないと、過剰在庫を抱えてしまうなど、企業の経営状況が悪化してしまうことも少なくありません。

また、在庫数が不足している状態の場合、機会損失を生んでしまうリスクも発生します。以上のことからも、煩雑になりがちな倉庫内の在庫管理を徹底するために、入出庫管理は非常に重要な作業と言えるでしょう。

入出庫管理で起こりやすい課題とは？

入出庫管理のオペレーションでは、入庫から出庫までの情報を管理しなければならないため、さまざまな課題に直面する傾向にあります。

そこでここからは、入出庫管理の業務では「どのようなことが課題になりやすいのか」を解説します。

運用マニュアルがない

入出庫管理の運用マニュアルが整備されていない場合、管理が煩雑になってしまう傾向にあります。明確なルールがない状態では正確な管理ができないため、現場担当者の裁量に左右されてしまいます。

また、現場担当者の裁量に依存してしまう場合、異動や退社などで引き継ぎがうまくいかないため、後々にトラブルが増加してしまうことも考えられるでしょう。このように専用のマニュアルがない状態の管理方法は、非常にリスクの高い運用方法と言えます。

リアルタイムの情報共有

入出庫管理をシステム化していない場合、手書きなどのアナログ式かエクセルによって管理していかなければなりません。特に在庫管理表などの手書きで管理している場合、現在の入出庫状況をリアルタイムで社内管理するのが難しいです。

在庫状況の変化に素早く対応できないため、商品を補充した場合に発注してしまうなど、誤発注につながってしまうこともあります。リアルタイムで数量を把握できないとトラブルを誘発してしまうため、社内で情報共有をできる体制づくりは重要です。

人的ミス（ヒューマンエラー）

受払表や在庫管理表などを使用して手書き管理している場合、在庫数の数え間違いや書き忘れなど、人的ミスが発生しやすい傾向にあります。また、エクセルなどの表計算ソフトを利用しているケースでは、在庫数量の桁を入力ミスしてしまうことも考えられるでしょう。

このように、ヒューマンエラーが発生すると企業にとっても機会損失が生まれてしまうほか、過剰在庫にもつながってしまうため、大きなトラブルに発展するリスクがあると言えます。

入出庫管理を効率化するツール

入出庫管理を効率化させるためには、在庫管理システムの導入が必須と言えます。この在庫管理システムでは、アナログ式とは違ってシステム管理できるようになるため、適切な在庫管理を実現できます。

アナログ式では課題だった「属人化」も在庫管理システムによって解決できるため、スタッフの裁量で管理する必要がありません。ヒューマンエラーを削減できるため、機会損失を防ぐ以外にも、業務品質が安定する施策となるでしょう。

入出庫管理で重要な在庫管理システムの選び方

効率的な入出庫管理を実現させるためには、在庫管理システムの導入が必須と言えます。しかし、さまざまなシステムがあるため、どのようなポイントを比較するべきなのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

そこでここからは、在庫管理システムを導入する際にチェックしておきたいポイントを紹介します。

業務内容との適合性

システムを比較する際に注意しておきたいポイントは「自社の業務内容との適合性」はどうかという部分です。例えば、アパレル業種向け在庫管理システムの場合は、サイズや色などで管理しやすく設計されています。

その他にも、食品卸業向け在庫管理システムの場合、賞味期限が管理できるようにシステムが組み込まれていることもあります。このように、在庫管理システムの中でも、業態向けに最適化されているシステムを選ぶことで効率化が図れるため、業務内容との適合性を確認しましょう。

情報の登録方法

商品データの登録方法によって入出庫管理の効率性が大きく変わるため、どのような情報登録方法か確認しましょう。例えば、バーコードで読み取る方式の場合、登録情報にミスが生じにくいメリットがあります。

ハンディーターミナルを用いて情報登録するのが一般的ですが、場合によっては手動で入力をしなければいけないケースもあります。そのため、複数の登録方法に対応しているシステムかどうかも比較したいポイントと言えるでしょう。

カスタマイズ性

業種によっては取扱製品が頻繁に変更されることもあるため、項目や保管倉庫の追加など「作業環境に合わせたカスタマイズが可能かどうか」ここもチェックしておきたいポイントと言えます。

なお、カスタマイズの方法には、追加料金で対応できるシステムや専用ツールが付属するケースなど多様です。そのため、比較する際にはカスタマイズの柔軟性を確認するとともに、変更可能範囲や変更方法などもチェックしておくといいでしょう。

導入形態

在庫管理システムには、ソフトウェアを購入してインストールする「パッケージ型」と、クラウド上のシステムを利用する「クラウド型」に大きく分かれます。パッケージ型の場合、社内で管理するため、自社でシステム管理者を用意しなければなりません。

一方で、クラウド型の場合は、導入も早く保守管理の業務も自社で対応する必要がないため、比較的導入しやすい形態と言えます。ただし、どちらにもメリットとデメリットがあるため、システム構築をする際にはどちらの運用形態が自社に合っているかを比較しましょう。

まとめ

正確な在庫管理をしていく上で、日々の入出庫管理は非常に重要な作業です。しかし、手書きやエクセルなどのアナログ式で管理している場合、ヒューマンエラーが多発してしまうなど、課題も多いと言えます。

一方で、在庫管理システムなどを導入することによって、リアルタイムで情報共有ができるほかに人的ミスも削減できるため、機会損失も防ぐことにつながります。なお、在庫管理システムもさまざまな種類が発売されているため、自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。

APTでは、お客様の倉庫状況やご要望に合わせ、最適な倉庫設備をご提案いたします。

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